第四章 会计电算化管理暂行办法
为了进一步提高财务管理水平，完善会计电算化管理体系，加强会计软件的操作使用管理，确保会计软件的正常运行与会计信息的准确、安全，优化帐务流程，强化内部监控，根据《中国人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》，特制订以下管理办法。
一、组织领导
湖北职院会计电算化工作由财务处长统一领导，宏观控制；由财务处副处长具体组织协调。
二、岗位设置
按照会计电算化的具体要求，结合学院的实际情况，具体设置以下工作岗位：
（一）系统管理员
（二）收方会计
（三）收费管理员（1）
（四）收费管理员（2）
（五）付方会计
（六）付款出纳
（七）审核会计
（八）档案管理员
（九）稽核小组
三、工作人员岗位职责及工作要求
（一）系统管理员岗位职责及工作要求
1、负责会计电算化系统的日常管理工作，按有关要求具体指导收款和付款核算的组织和实施，监督并保证系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复正常运行。
2、定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。
3、协调本系统各类人员之间的工作关系。按照要求给工作人员授权。
4、检查会计凭证的预处理工作，确保各类输入数据符合系统的要求。
5、负责计算机输出帐表、凭证数据的正确性和及时性检查工作。每月按时输出各种报表、帐册并报送财务处领导审阅。
6、月底结帐前按规定做好各类数据的备份工作，并按程序要求结帐。系统自动结转至下一会计期间。
7、负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的备份、调用、修改和更新的审批手续。
8、做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出更新软件或修改软件的需求报告。
（二）、收方会计岗位职责及工作要求
1、在编制记帐凭证前要对原始凭证认真审查，保证其合法性、真实性。
2、在对原始凭证分类整理的基础上，及时按照有关会计制度的要求录入记帐凭证，记帐凭证必须做到科目使用正确，数字无误，摘要内容准确清晰。
3、数据要认真审核无误后才能保存，并及时与出纳员核对资金余额。
4、注意安全，各自的操作口令不得泄露。
5、负责将自己录入的记帐凭证及原始单据（包括附件）装订齐全，妥善保管。
6、系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项
7、负责监督收方资金帐户的运行情况和收费流程。及时对收费情况(含校外班和代收点收费)及欠费进行清理，并及时向部门负责人反馈有关情况。负责组织下发催款通知。
8、负责招生结算前的学费查询核对，负责学生离校前财务手续的清理核对。
9、负责专户资金的拨付，负责收费许可证的年审，协助制订年度收费标准。
10、负责收款结算部的人员协调，完成领导交办的其他工作。
（三）收费管理员（1）岗位职责及工作要求
1、对原始单据和凭证要认真审核，对于不符合有关规定的要退回当事人。审核通过后要在记帐凭证上签字，同时在原始单据上加盖“收讫”“付迄”专用章。并按原始凭证登记现金（银行存款）日记帐。
2、每天要及时与会计核对资金余额，发现不符要及时查找。每月要与银行核对存款余额并填制存款余额调节表。
3、负责保管好各种重要票据和印鉴，做好各类数据、资料、的安全保密工作。
4、负责教职工医疗保险帐户的管理。及时缴纳医疗保险费。
5、协助搞好学费的清收、清理，学生欠费的清理、催收，学生离校手续的办理等工作。
（四）收费管理员（2）岗位职责及工作要求
1、负责各种学费、押金等资金的收取，并及时缴存。每天缴存前要分别按收费员和收据号统计收费金额，并与实收资金进行核对。核对无误后才能填制缴款单。
2、按照工作要求和值班安排坐班，为广大师生员工提供优质高效的服务，做到耐心细致，要树立财务处的窗口形象。
3、负责管理财政专户和其他存款等资金帐户，每天要与会计核对余额，发现不符要及时查找。每月要编制存款余额调节表，新生报到期间要每天清理缴存进度并及时向财务处领导反馈有关信息。
4、负责保管好各种重要票据和印鉴，做好各类数据、资料、的安全保密工作。
5、负责各种交费信息的录入、查找、核对等工作。
6、清理学生欠费明细情况并打印催款通知单。
7、负责招生结算、学生离校、退学等基本信息的查询。
8、严格按照上机操作要求进行操作，保证系统的正常运行，出现故障要及时与系统管理员联系。
（五）收费管理员（3）岗位职责及工作要求
1、负责各种学费、押金等资金的收取，并及时缴存。每天缴存前要分别按收费员和收据号统计收费金额，并与实收资金进行核对。核对无误后才能填制缴款单。
2、负责各种交费信息的录入、查找、核对等工作。
3、清理学生欠费明细情况并打印催款通知单。
4、负责招生结算、学生离校、退学等基本信息的查询。
5、负责保管好各种重要票据和印鉴，做好各类数据、资料、的安全保密工作。
6、严格按照上机操作要求进行操作，保证系统的正常运行，出现故障要及时与系统管理员联系。
（六）付款会计岗位职责及工作要求
1、对原始凭证要认真审查，保证其合法性、真实性。
2、在对原始凭证分类整理的基础上，及时按照有关会计制度的要求录入记帐凭证，要做到科目使用正确、数字无误、摘要内容清晰规范。
3、数据要认真审核无误后方能保存，要及时与出纳员核对资金余额。
4、注意安全，各自的操作口令不得泄露。
5、负责将自己录入的记帐凭证及原始单据（包括附件）装订齐全，妥善保管。每月督促出纳编制银行存款余额调节平衡表和现金盘存表，并对出纳员的库存现金进行盘存。核对无误后将平衡表和盘存表与凭证一并装订成册。
6、系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。
7、负责保管好各种重要票据和印鉴，做好各类数据、资料的安全保密工作。
8、对每月的工资和各种福利发放要认真进行复核，确认无误后才能发放。对于个人待遇的变动依据要装订齐全，由会计负责保管。
（七）付款出纳岗位职责及工作要求
1、对付款的单据和凭证要认真审核无误后方能付款，对于不符合有关规定的要退回当事人。审核通过后要在记帐凭证上签字，同时在原始单据上加盖“收讫”“付迄”专用章。并按原始凭证登记现金（银行存款）日记帐。
2、每天要及时与会计核对当天的余额，发现不符要及时查找。每月要与银行核对存款余额并填制存款余额调节表。每月要编制现金盘存表，由付方会计盘点库存现金核对无误后，将调节表和盘存表交由会计装订成册。
3、及时与收方核对收方资金的进出，保证各方面资金的安全、完整。
4、负责工资和各种个人福利的的造册，名册经会计复核无误后方能发放。
5、负责保管好各种重要票据和印鉴，做好各类数据、资料、的安全保密工作。
6、及时清理各种往来款项，负责各种代扣款的办理和核对，并及时向有关领导反映情况。
7、保证学院的资金需求和安全，保证报帐时间，为广大教职员工提供优质高效的服务。完成领导交办的其他工作。
（八）审核员岗位职责及工作要求
1、 负责凭证数据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。审核无误后予以签章认可。
2、 对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员更正、补齐后，再行审核。
3、 对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据不予签章确认。
4、每月负责编制汇总报表，报送有关领导审阅签字后，报送财政等上级主管部门。
（九）会计档案管理员岗位职责
1、 负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的备份和存档保管工作。
2、不得擅自出借。
3、按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。
（十）稽核小组岗位职责
1、定期对所有的原始凭证、记帐凭证、汇总表、明细帐、总帐进行稽核审查，对于不符合规定的要求改正。
2、对帐务流程要及时提出建设性意见。
3、对于收付方资金动向，要定期核对，附上资金混乱。
四、会计电算化操作管理制度
（一）、帐务系统管理：
１、在初次使用会计电算化系统时， 需要进行系统初始化工作， 在处室负责人授权下由系统管理员进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额、操作员权限分配等初始内容的设定。
２、帐务系统更改：系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到处室负责人的批准。
3、保证数据安全，经常进行数据异地备份。
（二）、日常帐务流程
1、原始凭证首先由收、付方会计分类整理、审核无误后进行制证，并传递给出纳。
2、收、付方出纳对传递过来的凭证核对无误后方可付款。并对记帐凭证签字认可，并在原始单据上加盖“收讫”“付迄”专用章，同时按原始凭证登记现金（存款）日记帐。
3、付款后的凭证要定期及时传递给审核会计，由审核会计对原始凭证和记帐凭证的内容、金额、科目运用、方向等要素进行审核，确认后签字认可。并将凭证退回记帐会计，由记帐会计装订成册。
4、月末由系统管理员对当月业务结帐，并打印出全部报表。同时将数据结转下期。
5、稽核组要定期对原始凭证、记帐凭证、帐表、报表等进行稽核审查。确保会计资料的真实准确。
（三）收费系统管理
1、收费系统运行前首先在财务处长授权下由系统管理员对收费权限设置、系别、年级、招生人等初始内容进行设定。
2、收费系统每月都要由指定人员对数据进行备份，每月对数据进行异地备份。
3、收费数据修改要有指定专人进行。
4、稽核小组要定期对收费系统日志进行抽查，防止出现漏洞。
五、计算机硬件和数据管理制度
l、系统设备是专门用于财务处理工作，专机专用禁止任何人 用作其它工作。严禁设备的擅自外借，随意拆迁。未经财务负责人许可任何人不得擅自变动系数设备的摆放位置。
2、系统设备应定期清洁，各种设备由各使用人清洁，服务器及公用设备由电算维护人员清洁，保持设备的整洁，防止意外事故的发 生
3、为保护系统不受计算机病毒破坏，严禁使用、拷贝来历不明、情况不清的各种软件；严禁使用未经检测的外来软盘；严禁把外界程 序或可移植软件随便装入系统中去。
4、电算维护人员负责定期对系统设备进行检测，并及时做好设备检测记录，以保证系统安全正常运行，防止发生意外造成数据流失， 发现问题应及时处理，如无法处理应及时与设备供应商联系，同时以书面报告形式报告财务负责人。
5、电算维护人员负责定期对财务软件进行检测维护并及时做好设备检测维护记录，发现问题应及时处理，如无法处理应及时与软件供应商联系，同时以书面形势报告财务负责入。
6、对磁性介质存放的重要数据要异地备份，保证安全。
六、电算化会计档案管理制度
１、打印输出的凭证、帐册、报表，必须手续齐全才能存档保管。
２、为保证备份数据的安全， 备份软盘必须贴上写保护标签， 装入盘套， 放进硬盒， 存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。
３、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
４、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
５、各类会计档案的出借，均必须经过处室负责人审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。
６、必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。
